Im Schweizer Kanton Aargau werden historische Grundbuchbelege mit dem Bookeye 4 V2 Pro Archive eingescannt
Bereits seit einigen Jahren werden im Kanton Aargau alle neuen Grundbuchbelege bestehend aus Urkunden, Briefen, Notizen und Plänen systematisch eingescannt und einer gesetzlich vorgegebenen Klientel elektronisch zur Verfügung gestellt. Davor wurden die Belege in Büchern, sog. Belegbänden zusammengeführt. Diese gebundenen Belegbände werden nur auf Anfrage geöffnet und einzelne Belege eingescannt.
Die vier Grundbuchämter des Kantons Aargau scannen pro Jahr etwa 60.000 Grundbuchbelege mit unterschiedlichem Umfang ein. Eine Herausforderung sind dabei vor allem grosse Seiten z.B. Lagepläne oder Belegbände, die schwer auf den bisher für das Scannen eingesetzten Multifunktionsdrucker aufzulegen sind oder aufgrund ihres Alters einer besonders schonenden Behandlung bedürfen. Hinzu kommt, dass die teilweise weit über 100 Jahre alten Belege aus unterschiedlichen Papierqualitäten bestehen, häufig handschriftlich mit zwischenzeitlich verblichener Tinte vorliegen, ungewöhnliche Formate haben und mit Siegeln und Stempeln versehen sind, die auch nach dem Scan noch lesbar sein müssen.
Im Rahmen einer notwendigen Erneuerung des bestehenden Belegscannings im Jahr 2019 wurde deshalb der Wunsch aller vier Grundbuchämter nach einem Buchscanner pro Amt Rechnung getragen. Eingesetzt werden sollen die Buchscanner vor allem beim Scannen der Belegbände, bei Scanseiten zwischen A3 und maximal A2 sowie bei schlechten Scanvorlagen, bei denen eine hohe Scanleistung erforderlich ist.
Wichtige Anforderungen seitens Grundbuchämter waren neben einer einfachen Handhabung des Buchscanners die Möglichkeit, die Scans sofort visuell überprüfen und falls notwendig korrigieren zu können. Seitens Projektmanagement bestand der Wunsch, die Buchscanner unkompliziert in die technische Scaninfrastruktur mit den vorhandenen Multifunktionsdruckern, der Processing Software und dem Ablagerouting zu integrieren.
Nach einer Marktsondierung, bei der mehrere Buchscanner begutachtet wurden, entschied sich der Kanton Aargau für eine Teststellung des Bookeye 4 V2 Pro Archive in einem Grundbuchamt. Die mehrwöchige Teststellung erwies sich als sehr sinnvoll. Der Bookeye 4 V2 ließ sich problemlos in die Scaninfrastruktur des Kantons integrieren. Die Grundbuchmitarbeitenden kamen nach einer kurzen Einführung durch Herrn Manfred Grandis, Vertriebsleiter Süd-Westdeutschland & Schweiz der Firma Image Access, schnell mit dem Scannen zurecht. Es stehen ihnen zwei Scanbuttons mit den Optionen “Buchscan” für gebundene Belege und “Planscan” für Grundbuchpläne zur Verfügung. Die Scanbuttons sind jeweils auf die verschiedenen Scananforderungen optimiert und während des Scanprozesses kann zwischen ihnen gewechselt werden. Ein Bildschirm mit Touchscreen zeigt die Scans an. Einzelne Seiten können nachbearbeitet oder falls notwendig mit zusätzlichen Einstellungen z.B. einer höheren Scan-Qualität neu gescannt werden.
Während der Teststellung hat sich gezeigt, dass die V-Buchwippe bei den Belegbänden sehr hilfreich und materialschonend ist. Der Kanton hat sich durch die Testphase auch entschieden, die V-Glasplatte einzusetzen, da diese die Buchseiten sehr gut fixiert und dadurch bei den oft engen Belegfalzen gute Scanergebnisse erzielt werden.
Nach der positiv verlaufenen Teststellung wurden alle vier Grundbuchämter des Kantons mit einem Bookeye 4 V2 Pro Archive ausgestattet. Eine professionell durchgeführte praktische Mitarbeiterschulung durch Manfred Grandis von der Herstellerfirma Image Access half, dass die Buchscanner bei den Grundbuchmitarbeitenden schnell zum täglichen Arbeitsmittel avancierten und gerne eingesetzt werden.